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优秀外贸业务员,17个工作内容

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  优秀外贸业务员17个工作内容

  1.回复询盘的时效性,收到客户询盘后,记得当天/第二天回复,无法立即给准确回复的话,需及时回复邮件,告诉客户自己已收到邮件以及能给出准确回复的时间

  2.联系方式的细节,发出去的邮件,都要有完整的签名(自己的名字、公司、电话、地址等)。想象一下,某一天你客户有紧急的事要找你,一翻邮件,你的签名就只有自己的名字,发邮件又找不到人,一时半会还找不到你的名片,那就相当尴尬了。

  3.回复、抄送与密送,关于抄送和密送,我们往期文章有进行解释,大家可以拐弯去看看。回复该回复的人,抄送该抄送的人,密送该密送的人。为啥特意强调这个“该”呢?这里我想起《外贸高手2》里毅冰提到的一个同事A的例子:

  这里先说明一下例子里3个人之间的关系,A是供应商,B是一名买手,C是B在公司的上级。A最近拿下了某公司的订单,一开始同B的交流合作非常愉快,很快就达成订单1。但是在后续中A因为订单2无意中拿到了C的邮箱地址,并且取得联系,A了解到C是B所在部门的上司。

  在订单1的后续跟进中,A觉得C是B的上司,找C办事更靠谱,所以A每次发给B的邮件都会抄送C一份,而且有问题经常会跳过B去找C,这让B很不高兴,订单1最后虽然完成了,但是在跟进过程中,B给A出了很多难题,那段时间A叫苦不迭。.所以,联系该联系的人,不要因为一点小问题得罪人。

  4.邮件的外观,发送邮件之前请检查:拼写、语法、段落、字体和标点。舒适美观吗?格式整齐吗?文字会不会挤在一起了?

  5.一对一的开发,开发信、展会邀请函或者新产品测评邮件,请一对一发送,不群发不乱发。将心比心一下,你平时打开邮箱看到的群发广告邮件时嫌弃的表情,其实和你的客户看见你群发的毫无诚意的邮件时的表情是一个样的。

  6.电话后的邮件跟进,有紧急的事情和客户通完电话之后(这个过程记得用纸笔记下重要信息),记得立刻跟进邮件,把电话里讨论的东西在邮件里重新复述一遍,让客户明确确认达成共识的内容。这样可以避免理解上的误会,也避免了不必要的扯皮。这个环节没做好,可能会出现下面尴尬的情况:

  示例:

  One day,买卖双方谈妥之后...

  买家:这1000美元我出。

  业务员:好的!

  出货后收尾款时,

  业务员:你X月X日电话里说了你出这1000美元的!

  买家:我说过这句话吗?

  7.图片附件的设置处理,压缩和控制图片大小,格式jpg和pdf是首选,不要用那种客户想打开还得下载个软件。文件做好命名,让对方一眼就知道这个文件点开后的内容会是什么。比如:loading supervision of PO234-seal number (234号订单监装——箱封号码)。

  8.报价单的文件名设置,文件名应包含充分的信息,便于客户留存,客户不用专门做重命名的工作。比如: Quotation Sheet For Solar Light (KJ235)-ABC Tranding. xls (ABC贸易公司KJ235太阳能灯报价单)。

  9.样品的随时报价,寄送样品时,顺便把报价单打印好,随样品一同寄出。客户收到样品后就可以立即对照报价单,看具体的产品参数和对应价格,这样就不用去翻一堆邮件文件来找啦!

  10.样品里的标贴或吊牌,给客户的样品,要专门加sticker(标贴)或hangtag(吊牌)来标注产品名称、参数及你公司的信息和联系方式,甚至还有价格。为什么嘞,如果没有这些标记,那某一天客户把你的样品误认为别人家的下单给别人的话,你岂不是很想吐血?(认真脸)

  11.样品的打包,样品的打包除了和做好缓冲以防产品损害的保护之外,还要在纸箱的上下层各垫上一块纸板后再封箱。这样就可以避免一些大力出奇迹的客户用刀子划开箱子的时候不至于因为用力过大而顺便把重要样品给划了。

  12.样品的随附名片,载寄样品的纸箱里至少放两张名片,因为有时客户自己留一张,然后会把另一张给上级或助手,又或者客户的同事也有类似的产品需求,那客户也可以把名片给别人。

  13.文件纸张类的寄送细节,给客户寄文件或者纸张类的样品,需要用塑料袋包好了再放进快递袋或快递信封。当然也是怕一些大力出奇迹的客户撕信封顺便把重要文件给撕破了......(让我扶墙先笑一会)

  14.提供快递单号,及时提供快递单号给客户,方便客户跟进和查询进程。如果有必要,快递面单也最好一并扫描或者拍照,发邮件给客户留存,也可以自己存档,方便查阅。

  15.查询样品进程后的跟进,样品寄出后,要时时跟进。一旦发现客户公司已经签收快件(不是客户本人签收),就要立刻把网页链接和截图通过邮件发给客户,让客户知道,样品已经签收。

  因为很多公司是有专门的人员来处理各类文件包裹的收发,如果我们不跟进,可能过段时间之后样品就不知道被扔在哪了。到时客户哪天想起来问你样品在哪的话,额......

  16.联络感情前的背景调查,节假日发节日祝福给客户之前要先确认客户的背景、国籍、宗教信仰等,避免好心办坏事。

  17.签字和盖章的细节,和客户签订的合同,除了最后一页,其他每一页也都要签字和盖章。如果只在最后一页进行签字盖章,难保最后有纠纷的时候客户只咬死承认最后一页的内容,其他不承认。

  另外,在签字和盖章二选一的情况下,选签字。因为大多数国家并没有中国的“印章文化”的,签字的效力远大于盖章。

  可能很多人会奇怪,还有0.5去哪了?前面的17条,其实都是工作中的细节。那剩下的0.5,存在着无限的细节和可能性,工作流程是死的,但人是活的。

  对于每个人来说,剩下的那0.5都独具特色独一无二,那这份惊喜,就留给我们自己在未来的日常工作中探索。可能某一天,那0.5会给我们的客户带来无限的惊喜!

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