政府采购档案

摘要:政府采购档案 政府采购档案是什么?政府采购档案它是指所有与政府采购活动相关的纸质和数字视频材料的总称,必须长期保存,具有非常重要的参考价值,主要包括采购文件、会计商管理档案。政府采购档案的分类及内容1.政府采购档案分类。一是根据政府采购的项目范围,可分为货物、工程和服务。二是按政府采购方式进行分类。可分为公开招标...

政府采购档案

政府采购档案是什么?

政府采购档案它是指所有与政府采购活动相关的纸质和数字视频材料的总称,必须长期保存,具有非常重要的参考价值,主要包括采购文件、会计商管理档案。

政府采购档案的分类及内容

1.政府采购档案分类。一是根据政府采购的项目范围,可分为货物、工程和服务。二是按政府采购方式进行分类。可分为公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单源采购、询价采购。

2.政府采购档案内容。

政府采购档案-图1

(1)采购文件。主要是指采购计划和方式、招标文件、开标文件、投标(报价)文件、评分方法、初步准备、评委评标、评审文件、合同履行、验收、质疑答复、投诉处理决定等相关文件、评估报告、投标文件等一系列采购活动和决策记录,不仅记录政府采购工作实施政府采购法的规定,还记录地方各级政府机关为实施政府采购制度制定的规定、规则、方法、政策,还记录政府采购人员在政府采购活动过程中遵循政府采购相关原则。

(2)采购活动记录。包括采购项目的类别和名称、采购项目预算、资本构成和合同价格、公开招标以外的采购方式、邀请和选择供应商的条件和原因、评标标准和确定中标人的原因、废标原因和采购方法的相应记录。采购方应妥善保存政府采购项目的活动记录,不得伪造、变更、隐藏或销毁。

(3)会计档案。是记录和反映经济业务的重要历史资料和证据。主要是指会计凭证、会计账簿、会计报表等会计专业资料。

(4)供应商管理文件。主要包括各种招标供应商预审材料、技术和商业资质材料、注册信息、财务状况、声誉技术水平、供应商准入书面承诺、供应商绩效、相关绩效、不良记录次数等,这些材料是供应商管理和奖惩的最有力证据。

政府采购档案的特点

1.专业性强。政府采购会计档案是各单位会计档案和会计的新内容,与经济活动和财务收支密切相关。其内容直接反映了各种采购业务,具有较强的专业性。

2.覆盖面广。只要买方有公共支出和专项支出形成的采购业务,并进行独立核算,就会形成政府采购会计档案。如果政府采购支付资金,请与招标文件、中标投标文件、中标通知书、评标报告、采购合同一起装订成册

3.有客观性、实证性与反腐倡廉等特点。在形成政府采购档案的过程中,主要是记录和描述采购活动及其财务收支的价值,以指定的指标体系记录经济活动,记录采购活动及其财务收支的定性变化。

4.政府采购档案受国家商业秘密保护。

政府采购档案归档原则

政府采购可以说是一个庞大的系统项目。全面实施《政府采购法》,积极实施政府采购制度,需要做好政府采购工作,包括政府采购档案管理,是政府采购制度项目中必不可少的重要工作。由于我国政府采购制度的实施时间不长,今年年初才正式进入法律管理的轨道。到目前为止,采购文件的采购、编辑和保管还没有统一的规范,因此在处理采购问题和投诉时,很难拿出一份能够充分反映采购工作开放、公平、公正、诚信原则的采购文件。由此可见,各级政府采购机构必须紧紧围绕政府采购文件的形成规律,严格遵循保存宽度、销毁严格、孤本宽度、复本严格、保持文件之间的有机联系、区分不同价值、便于保存和利用的原则,从各级政府采购机构必须紧密围绕政府采购文件的形成规律,严格遵循保存宽度、销毁严格、孤本宽度、复杂、复杂、复杂、复杂、复杂、保存不同价值、区分不同价值的原则,全面、多层次、多层次、真实地记录和反映政府采购文件的采购活动的全过程,最大、最大、最大、完整的性能。延长采购文件的保存期也应根据情况确定。依此全面落实《政府采购法》和《档案法》WTO政府采购协议的融合奠定了坚实的基础。可以看出,此举不仅具有广泛的现实意义,而且具有深远的历史意义。

政府采购档案的标准化管理

政府采购档案的标准化管理将直接关系到政府采购的质量。政府采购档案要从源头入手,建立专门的档案管理组织。各级政府采购机构要选拔政治意识高、责任心强、热爱档案管理、通过相关机构培训、熟悉政府采购业务的人员到档案管理岗位。

归档的档案应按照档案登记顺序放入指定的铁卷柜,放置整齐,目录清晰。采购档案的保管应以预防为主,突出重点,立足长远,确保当前。所谓预防,就是按照防火、防霉、防虫、防鼠、防尘等要求建仓库,配备档案设备。要消除各种可能损坏档案的不利因素,最大限度地延长政府采购档案载体的使用寿命,保持档案的系统性和完整性。加强采购档案的安全管理,防止采购档案在采购、编制、保管过程中丢失、变更、更换、损坏。

为保证政府采购档案的安全、保密、不丢失,必须认真执行《政府采购文件档案阅读、外借保密制度》和《政府采购文件档案外借程序》。按照审批程序借阅的有关人员,应当对采购档案的内容保密。采购文件中的供应商招标文件未经有关方许可,不得提供。

政府采购档案的销毁必须有严格的程序。首先,档案管理人员应列出政府采购档案的销毁清单并提出意见,并报批准部门批准。同意销毁的采购档案必须在指定的工厂或地点监督销售,未经批准不得销毁。

做好档案管理,不仅可以缩短政府采购研究,降低政府采购成本,节约财政支出,还可以提高工作效率,从根本上促进党风廉政建设,全面促进政府采购的健康发展。

政府采购档案存在问题

(一)缺乏专业人员,管理质量差,水平低

档案管理是一项具有较强专业知识的工作。目前,许多采购机构的档案管理大多兼职。由于专业人员少,质量低,档案管理充其量只是数据的集中堆放,目录编辑混乱,整理顺序颠倒,甚至很多人参与了目标编制,标准难以统一。数据收集不完整,保密性和安全性令人担忧,使用功能、实证功能和原始记录功能没有得到充分反映。部分采购支付程序尚未结束,相关合同等数据已丢失。部分单位参与了政府采购,但相关会计凭证中没有反映政府采购的任何程序。也有个别单位或个别采购机构组织招标。由于暗箱操作等原因,政府采购活动中的相关会计档案数据被人为破坏和丢失,采购活动记录被销毁。部分采购人员和代理机构在办理采购项目时不注意采购活动记录,部分只对开标等活动进行准确记录,部分采购人员和后期采购活动没有明确的原因,部分采购人员和其他原因没有专门的采购记录,有采购活动没有采购记录。

(二)保存主体不清楚

《政府采购法》规定,保管主体为买方和采购代理机构,但在实际工作中,大部分采购代理机构负责保管。

(三)缺乏管理设施

有些机构没有独立的档案,采购数据存储混乱,有些虽然有档案,但容量小,环境差,只有简单的移动档案柜,没有合理设置档案密集架,处于简单的数据积累阶段。许多地方的档案管理数据没有输入到计算机中,而且大多数都是手动操作的。档案收集工作不严格,导致关键数据缺乏,档案文件完整性受损,管理措施滞后,限制了档案管理手段的创新升级。

(四)档案保存范围过小

会计报表、供应商数据和采购文件数据构成了政府采购档案的主体,但未能实质性地进入档案管理范围。许多采购机构未能真正重视档案管理,使这部分有价值的数据分散在各岗位工作人员手中,给档案整理的完整性留下了隐患。由于分工不同,或出于工作职责和保密理念,个人档案总是倾向于自行管理,没有归档意识。负责供应商数据库的管理人员总是想将数据视为私有财产,而不考虑档案的集体使用功能。

(五)管理模式陈旧,借阅制度混乱

所谓的管理只是开门送材料,关门堆材料,不借登记簿或借不登记现象经常发生,一些招标项目的关键数据和结论,评标后往往是随机堆放在桌子上,增加了许多泄漏变量,给追查泄漏造成了麻烦和困难。

(6)档案管理与使用脱节

档案具有实证性功能和使用效果。供应商招标技术方案描述、技术参数、财务状况、售后服务承诺等方面的内容对招标文件的制作和评分方法具有很强的参考作用。政府采购档案是一种宝贵的智力资源,供应商注册材料是最原始的资格水平证书,是供应商绩效能力、信用等级、技术水平的直接记录,对确定招标名单和中标候选人的产生具有一定的参考价值。但是,为了达到所谓的保密效果,一些采购机构不得借阅档案,使可用的档案成为一堆死材料,造成档案资源的浪费。

相关条目

  • 政府采购档案管理

参考文献

  1. ↑苏道似席鸿康黄明锦编织.政府采购制度·过程·政策.2007年广西民族出版社.7.
  2. ↑主编王家林苏明.中国政府采购制度理论与实践.2003年中国财经出版社.12.

政府采购档案

政府采购档案发表于2022-06-05,由周林编辑,文章《政府采购档案》由admin于2022年06月05日发布于本网,共3278个字,共5959人围观,目录为经济百科,如果您还要了解相关内容敬请点击下方标签,便可快捷查找与文章《政府采购档案》相关的内容。

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