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摘要：政府采购档案管理 什么是政府采购档案管理？政府采购档案管理是指政府采购档案的归档、收集、保管、鉴定、借阅、销毁等环节的总称。政府采购档案管理的内容(一)政府采购档案管理原则1.全面性。收集文件应完整。由于政府采购与部门预算和国库集中支付的联系，大大丰富了会计凭证的内涵，使原始发票凭证下的会计信息清晰、清晰，解决了发票...

政府采购档案管理

什么是政府采购档案管理？

政府采购档案管理是指政府采购档案的归档、收集、保管、鉴定、借阅、销毁等环节的总称。

政府采购档案管理的内容

(一)政府采购档案管理原则

1.全面性。收集文件应完整。由于政府采购与部门预算和国库集中支付的联系，大大丰富了会计凭证的内涵，使原始发票凭证下的会计信息清晰、清晰，解决了发票与实际项目不一致的问题。负责收集、整理、记录、装订、编制目录，确保项目档案的标识清晰有效。尽量避免不完整、分离和破碎的文件，削弱文件应有的数据功能。

2.客观性。档案必须真实、客观地反映政府采购的整个过程，关键内容不得改变、更换、丢失、破碎。现场记录的真实性需要特别强调。记录人必须掌握当事人的原话精神。当事人拒绝现场签字的，应当取得旁证人的证明。

3.保密性。采购材料和整理到位的档案不得随意借出，尤其是刚刚结束的采购数据和评审意见，需要严格保密。非开标人不得接触采购材料；公开中标结果期间，所有材料不得借出，公示结束后转移给专职档案管理人员。

(二)明确管理内容、职责和分工

1.采购项目档案内容应明确，项目负责人应根据实际项目情况收集整理项目全套数据，确保项目数据的完整性、真实性和有效性，包括项目数据是否遗漏和矛盾；采购操作中形成的文件和材料是否齐全；原件必须更换为复印件；文件中的签名和印章是否齐全；如评标记录相关人员是否签字，工作人员记录填写内容是否合理、全面，符合法律要求，相关信息是否缺失等。是否存在其他不符合项目档案完整性和真实性的情况。如发现项目数据不符合要求，项目负责人应尽快填写相应材料。

2.财务、采购和档案分工应明确。档案收集不是专职档案成员个人能解决的问题，而是采购机构大多数成员共同努力的结果。由于岗位分离，采购项目涉及的信息将分布在各工作人员手中。采购任务完成后，收集的一整套政府采购文件必须及时移交档案管理部门统一备案、归档、登记，并与其他日常公务档案分开归档。档案工作人员还应识别审查数据的完整性。

编制政府采购预算、政府采购计划审批、政府采购资金分配程序是财务部门的工作内容。财务部门主要负责编制政府采购预算、政府采购计划审批表、政府采购资金分配等工作。采购部门主要根据采购计划参与采购机构活动或直接实施单位的分散采购活动。采购活动结束后，应将采购合同、中标通知书、原始发票、采购验收表提交财务部门办理政府采购资金支付手续。财务部门除部分政府采购凭证外，还应将原件、会计档案名称、编号等复印件退还采购部门，采购部门应将相关采购文件和材料送至政府采购档案管理部门进行管理和保存。档案管理专职部门应根据财务部门记录的政府采购原始凭证复印件和采购部门的采购文件复印件、会计档案名称、编号等相关文件，并将相关采购文件和材料存储在多个采购文件或多个采购文件中或多个采购文件应存储在多个采购文件中。

(三)建立政府采购档案管理制度

1．严格规范政府采购档案收集工作管理制度。档案管理一定要秉承简洁、高效、透明、及时、全面、方便的特点，为政府采购工作提供良好的资料保障。因此，要建立档案审核、立卷、归档、贮存和管理制度；档案应按照年度编号顺序进行组卷，卷内档案材料按照政府采购工作流程的顺序排列，依次为项目立项准备、项目招标、项目开标、项目评审、招标结果、项目合同、项目验收的文件资料及其他资料。档案装订要符合通用装订要求，目录编写清晰，档案页码有序，同类招标方式要合并归类，要撰写档案总目录，便于查阅。要建立归档、保存和销毁的规范程序等。

2.做好政府采购项目档案的保管工作。首先，我们应该严格执行检查和保管制度。储存工作应特别注意安全和保密。未收集完整、未归档的档案不得借用。事实上，当工作需要时，档案工作人员可以代表他们进行咨询。第二，储存期一般分为永久性和定期性两种类型。工作总结、检查研究具有长期使用价值的档案应永久保存，注意保证储存场所的清洁，做好防虫、防湿、防火、防盗工作。

政府采购档案管理-图1

3.依法销毁档案。保管期满的政府采购项目档案，应当按照规定的程序销毁：一是政府采购档案部门提出档案销毁清单和销毁意见，登记册。二是销毁意见报单位领导批准后，报同级政府采购行政管理机构批准。第三，政府采购档案部门、采购部门、同级政府采购行政管理机构销毁政府采购项目档案。第四，销售人员在销毁政府采购项目档案前，应当仔细核对销毁的项目档案；销毁后，应当在销毁清单上签字。销毁的副本必须登记经办人和监督人员应当书面签字批准。

政府采购会计档案可以按照《会计档案管理办法》第十条的规定送到保密纸回收点进行销毁。首先，本单位档案部门会同会计部门提出销毁意见，编制政府采购会计档案销毁清单，列出销毁会计档案的名称、卷号、卷号、卷号、年度、档案编号、保存期、保存期、销毁地点和时间。二是单位负责人分别在政府采购会计档案和会计档案销毁清单上签署意见。第三，单位销毁政府采购会计档案和会计档案时，必须由政府采购主管部门、采购档案部门、财务部门、采购部门共同派员现场监督销售。第四，监销人员在销毁政府采购会计档案和会计档案前，必须逐一核对销毁清单。销毁后，应当在销毁清单上签字，并向单位负责人报告监销情况。保管期满但未结清债务的原始凭证和其他未结清事项的原始凭证，不得销毁，直至未结束。

4.建立了一个借阅系统。规定借阅范围、时间、次数，严格登记，并逐页检查。内部借阅登记不得松懈管理，采购档案不得随意借出。如有特殊需要，必须办理登记手续，并在登记簿上注明姓名、单位、时间和内容，防止油漆、开封、更换、丢失、损坏。借阅应规定一定的期限。在借阅期间，借阅人应对借阅档案的真实性和完整性负责。如需复印档案，必须报领导批准，由档案管理人员复制，并在登记簿上注明复印内容和具体的文件卷号和页数。

(四)提高档案管理人员素质

档案管理人员必须具备爱岗敬业、克己奉公、脚踏实地、认真负责、诚实无私的道德素质和基本业务素质。各买方和代理采购机构应创造学习条件，组织档案管理人员学习《会计法》、《政府采购法》、《档案法》、《会计档案管理办法》和《商业秘密保护法》，不断提高档案管理人员的政治素质和业务技能。

(五)政府采购档案电子信息管理

1.统一规范归档材料的内容和格式，实行以电子档案为主、纸质档案为辅的档案归档方式。

2.建立政府采购档案管理系统。管理系统应能够确认和记录所有真实的采购和交易活动；及时、充分、详细地描述

交易；准确计量交易价值；确定交易期限，并在适当的会计期间记录；在报表中适当表达交易相关事项。为了反映政府采购会计制度，应充分反映政府采购的价值运动和实物运动，从而完整、准确、高效地管理政府采购档案。

(六)加强硬件设施建设

必须设置专门的档案室，满足安全等级要求，配备档案密码架，室内通风系统良好。

政府采购档案管理的功能

政府采购档案管理具有多种功能。

一是实录功能，采购档案具有记录采购数据和流程真实情况的功能。

二是实证功能。目前，人们对政府采购中的一些现象持续怀疑和投诉，采购档案可以证明采购过程与自身的合规性。

第三，使用功能。例如，验收报告可以用来证明货物的质量，会计凭证可以证明付款。

四是倡廉功能，完整的政府采购档案，能保全采购行为的原貌，对防腐倡廉起到积极作用。

政府采购档案管理的积极意义

首先，政府采购档案管理可以帮助记录政府采购活动的真实过程。政府采购部门应当按照公开、公平、公正的三公原则，反映采购活动的合法合规阳光运作，提高政府采购资金的使用效率，有效维护采购方的合法权益，促进廉政建设；

第二，政府采购档案管理可以成为防范政府采购风险的有效手段。完善的政府采购档案管理有利于促进政府采购工作的标准化，确保政府采购工作朝着正确的方向运行；

第三，政府采购档案管理可以保证政府采购的质量。政府采购的目的是规范政府采购行为，提高政府采购资金的使用效率，维护国家利益和社会公共利益，保护政府采购当事人的合法权益，促进廉政建设。公开、公平、公正、诚信是政府采购的原则。

完善政府采购档案管理的建议

（1）迫切需要建立和完善政府采购档案管理法规

政府采购是一项新兴事业，其人员基本上是原财政部门的工作人员，各地的工作重点也集中在采购业务上，对政府采购档案的管理意识非常薄弱。因此，要做好政府采购档案工作，可以从以下三个方面开始：一是加强档案法及相关规定的宣传，提高政府采购部门的档案意识和法律概念，创造良好的政府采购档案工作外部环境，形成自觉加强档案管理，积极服务社会经济的工作秩序；二是尽快出台《政府采购档案管理条例》等国家法律法规，统一国家政府采购档案管理，可以根据现行政府采购档案管理措施，大胆借鉴国外先进实践；第三，建立必要的政府采购档案管理法规的运行和监督机制，对不执行政府法规的人员给予必要的纪律处分。

(二)要制定完善的政府采购档案管理制度

档案管理制度是档案管理的标准，是对档案收集、装订、借阅、保密、使用、数据分析等方面的总体总结。第一，文件收集应完整，文件装订应满足一般装订要求，目录清晰，文件页码有序，类似招标方法应合并分类，撰写文件总目录，便于查阅；第二，保管工作应特别注意安全和保密，未收集的未归档文件不得借用，确实由于工作需要，可由档案人员咨询；第三，借阅制度应非常完整，规定借阅范围、借阅时间、次数，严格登记管理，归还档案人员应逐页检查，防止绘画、损坏；第四，内部借阅登记不能有丝毫的管理松懈，因为有些泄露往往是由内部引起的，不怕面子，有勇气坚持原则，铁无私；第五，采购中心内部也应加强档案管理，自觉实施文件管理措施，如荆门市政府采购供应商诚信档案管理措施；第六，建立政府采购供应商诚信档案管理措施。

(三)建立健全政府采购档案管理人员任职制度

一是明确政府采购档案管理人员的工作职责。根据实际情况和可能性，政府采购档案管理人员的工作职责大致包括以下几个方面：采购档案的日常管理；确保采购档案的完整性和安全；年度采购档案的归档、整理、归档和装订；编制采购档案目录，科学分类，方便查阅；销毁过期档案；实施档案查阅制度，填写使用记录；实施档案保密制度，防止档案损坏、丢失、泄露；采购档案的日常管理；确保采购档案的完整性和安全；年度采购档案的归档、整理、归档和装订；编制采购档案目录、科学分类、方便查阅；销毁过期档案；实施档案查阅制度，填写使用记录；实施档案保密制度，严格防止档案损坏、丢失和泄露。

第二，工作条件。大专以上学历、档案管理专业或秘书专业，或经过专业知识培训、考核合格的，40岁以下健康；三年以上档案管理实践经验；英语读写能力好；能熟练使用电脑。

第三，在职岗位培训。政府采购人员的业务技能和新知识每年都有必要进行轮换培训，包括政府采购法律法规、政府采购档案管理制度、政府采购档案管理工作实践和政府采购档案管理经验交流。通过扎实有效的岗位培训，在短时间内提高档案人员的政治理论水平和业务技能。条件成熟时，尽快开展全国统一的政府采购档案管理职业资格考试。