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摘要：采购作业流程 采购操作流程的含义采购操作流程是详细讨论采购部职责或任务的操作指南，是采购管理中最重要的组成部分之一，是采购活动具体实施的标准。采购操作过程通常是指制造商选择和...

采购作业流程

采购操作流程的含义

采购操作流程是详细讨论采购部职责或任务的操作指南，是采购管理中最重要的组成部分之一，是采购活动具体实施的标准。采购操作过程通常是指制造商选择和购买生产所需的各种原材料、零部件等材料的整个过程。

完善的采购操作过程应满足所需材料在价格、质量、数量和区域方面的综合平衡。即供应商材料价格的合理性，材料质量在制造允许的极限内，材料数量可以保证制造的连续性和材料采购区域的经济性。

采购操作流程包括内容

采购操作过程通常包括一些重要的信息，有助于采购策略的成功发展。有时采购操作过程没有标准或确定的形式，但基本上有相同类型的信息。首先，采购部门为每个操作过程确定一个代码，标明有效日期和主题，并提出具体的采购目标。操作过程的第一部分通常是介绍性的。同时，如果操作过程较长，包括许多部分，则需要一个具体内容的表格或索引。一些重要的特殊术语通常在第一部分定义。第二部分一般总结了与操作过程相关的公司或部门策略。与策略相比，操作过程的水平较低，许多操作过程反映了公司或部门在具体实施过程中的策略。第三部分指出了操作过程中的所有职位、部门或领域。例如，有时，外部供应商会使用公司的设备，此时，操作过程的这部分将解释具体的采购人员_这些部分经常描述执行操作过程的实际过程。这通常是操作过程中最长、最详细的部分，是文件的具体部分，描述了员工在执行任务时必须遵循的指令、指示和活动。这些关于采购操作流程的所有信息都将反映在采购操作流程的儿童手册中。

采购操作流程手册的意义

采购操作流程手册是从事采购人员的必备手册，具有重要意义。

(1)手册是采购员工的参考指南，而且它对新员工尤为有价值，新员工需要得到如何强完成不同活动或者任务的指标。对于经验丰富的人员，该手册仅对不同问题提供了说明，誓或者仅仅是加深了一些相关知识。

（2）手册解释了完成任务所需的步骤和活动，使任务更加一致和流畅。一本好的流程手册会使操作更有效，而且内容往往比策略手册更广泛和详细。

采购操作流程的基本步骤

由于采购来源、方式和对象的不同，采购操作流程会有所不同，但基本流程相似。以下是美国采购学者威斯汀提倡的采购的基本操作步骤。

1.确认需求

在购买之前，你应该决定买什么材料，买多少，什么时候买，谁决定等等。

2.需求说明

确认需求之后，对需求的细节，如品质、包装、售后服务、运输及检验方式等，均加以明确说明，以便使来源选择及价格谈判等作业能顺利进行。

3.选择可能的供应来源

根据需求说明，在原供应商中选择性能良好的制造商，通知其报价，或公开征求报告公告。企业在选择供应商时应考虑的主要因素有：

（1）价格。质优价廉的商品是每个企业都想要的。与其他因素相比，虽然价格不是最重要的，但比较各供应商提供的价格和各种折扣是选择供应商不可或缺的重要指标。

（2）质量。商品质量也是影响供应商选择的一个非常重要的因素。商品质量的选择应根据企业的实际情况确定，不是最好的质量就是最合适的，应努力以最低的价格购买最适合企业质量要求的产品。

（3）服务。服务也是影响供应商选择的一个非常重要的因素。如更换次品、指导设备使用、维修设备等，一些类似的服务可能在选择过程中发挥关键作用。

（4）位置。供应商的位置影响了交货问题、运输成本、紧急订单和紧急服务的响应时间。在当地购买有利于区域经济的发展，容易形成社区声誉和良好的售后服务。

(5)供应商库存政策。如果供应商的库存政策要求自己随时持有备件库存，那么拥有安全库存将有助于解决设备突发故障。

(6)灵活性。愿意响应需求变化、接受设计变化等要求的供应商应重点考虑。

4.决定适当的价格

在决定可能的供应商后进行价格谈判。

5.订单安排

价格协商后，应办理订单签订手续。订单和合同均为具有法律效力的书面文件，必须说明买卖双方的要求、权利和义务。

6.跟踪和审核订单

签订合同后，为销售厂家如期、质量、数量交货，应按合同规定督促厂家按规定交货，并严格验收入库。

7.核对发票

交货验收合格后，制造商应立即开具发票。要求付款时，发票内容是否正确，经采购部门核，财务部门方可付款。

8.不符合退货处理

厂家交付的货物与合同规定不一致，验收不合格的，应当按照合同规定退货，并立即办理重购，结案。

9.结案凡验收

合格的付款或验收不合格的退货，必须办理结案手续，检查书面资料是否缺失效等，并签署高级管理部门或权责部门审核指示。

10.记录与档案

维护结案指示后的所有采购文件，应纳入档案登记号分类，以备参考或事后问题。档案应当有一定的保管期。

采购操作流程注意事项

在设计采购操作流程时，应注意以下几点。

1.采购结构应与采购数量、类型和区域相匹配

一方面，过多的过程环节会增加组织过程运行的运行和成本，降低工作效率；另一方面，过程过于简单，监控点设置不足，会导致采购过程失控，导致材料质量、供应、价格等问题。

2.顺序和有效控制

应注意其流畅性和一致性，并考虑操作过程所需的期限。例如，避免同一主管多次签署同一采购文件；避免同一采购文件在不同部门有不同的操作方式；避免过多的采购文件签署部门，影响操作效果。

3.设置关键点

为便于控制和跟踪处理中的所有采购操作，应设置关键点的管理要点或处理期限。例如，国外采购、询价、报告、申请输入许可证、出具信用证、装船、报关、提货等都有管理要点或处理期限。

4.权责或任务的划分

各项操作程序和审核责任应当有明确的权责规定和审核办法。例如，应区分采购、采购、验收、付款等权利和责任，并指定组织者。

5.配合改进操作模式

例如，手动操作模式改为计算机管理系统辅助操作后，需要调整或重新设计流程和表格。

6.采购过程应反映集体决策的思想

供应商的选择由计划、设计、工艺、认证、订单、质量等人员决定。处理程序应及时，并注意采购程序的及时改进。早期设计的处理程序或程序应在几天后进行检查，并不断改进和改进，以满足组织变更或操作的实际需要。

7.避免摩擦、重复和混乱

注意变化或灵活性的范围和处理偶然事件的规则。例如，在遇到紧急采购和外部授权时，应采取适当的方法或程序进行特殊处理。

8.价值与程序相适应

程序简单或重视的程度应适应所处理业务或采购项目的重要性或价值。所有涉及数量大、价值高或容易作弊的作业，应进行严格的处理和监督；相反，为了提高工作效率，可以稍微放松一下。

9.处理程序应适应现实环境

采购作业流程-图1

注意程序的及时改进。经过几段时间后，应对早期设计的处理程序或流程进行审查和不断改进，以满足组织变更或操作的实际需要。