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摘要：外贸业务信函 外贸业务信函是什么？外贸业务信函是外贸人员与世界各国开展进出口贸易业务时，用于洽谈交易、联系业务的专用信函。目前，在国际贸易中，通过信函完成并获得了大量的商业咨询和市场信息。因此，商业信函在国际贸易过程中是不可或缺和非常重要的。写好商业信函可以...

外贸业务信函

外贸业务信函是什么？

外贸业务信函是外贸人员与世界各国开展进出口贸易业务时，用于洽谈交易、联系业务的专用信函。目前，在国际贸易中，通过信函完成并获得了大量的商业咨询和市场信息。因此，商业信函在国际贸易过程中是不可或缺和非常重要的。写好商业信函可以直接促进交流、发展贸易和增进㈤友谊的作用。外贸工作者必须掌握写外贸信函的基本知识和词汇，才能胜任工作。

写外贸业务信函

构成外贸业务信函：

外贸业务信函由标题和信文两部分组成。

标题：

写在信纸的中间，独立于信纸。标题应能够简要总结写信的原因和写信人的态度，使收件人一眼就能清楚地看到信件的内容。

信文：

信文由四部分组成:称呼、正文、签名和日期。

称呼：

名称是收件人的名称或具体负责人的名称。顶格写，写全名，单占一行。

正文：

文本是信件的主要部分，即信件的内容。说明原因，表明态度，说明原因。也就是说，对某件事表现出肯定或消极的态度，并澄清采取这种态度的真相。叙述和解释应该清楚；推理应该是合乎逻辑和雄辩的；当讨论问题和提出异议时，意见应该清楚，态度应该清楚，证据应该是确凿的。为了减少流通环节，提高工作效率，方便分类归档，外贸信函要求一件事。

签名：签名是在信函的右下角写信函单位的名称。写全名并加盖公章。

日期：在右下角发函单位名称的下一行写上发文日期。

外贸信函的写作要求

1.内容要清晰具体。

外贸部门一般工作头绪复杂，这就要求每封信都要明确指出哪个业务、意见和理由。

比如上次贵方来信，指出我们货价偏高这句话，上次是什么意思？我们的货价指的是哪批，哪种货？不清楚。比如贵方3月5日来信说我269号货的005品种印花府丝价格偏高，就清晰具体了。

外贸业务信函-图1

这就要求明确说明信中涉及的货物合同号、货物号、货物名称、数量、金额和日期。

2.态度要清晰。

每封信都有自己的意见，无论是肯定还是否定，无论是接受还是拒绝，都应该清晰、坚定地表达，不能含糊不清，模棱两可。例如：我们基本同意贵方的意见、可以考虑、每月可交付500或600箱、估计可在5月中旬前后交付等。

3.表达要准确。

要准确，必须注意以下三点：一是避免歧义。_句子可以这样解释，也可以这样解释，叫歧义。比如订购量超过5000码的，可以享受2%的折扣婷。如果对方刚订购5000码，买方可能会理解为应该享受折扣，卖方可能会解释为不属于折扣，会产生歧义和纠纷。比如订购5000码如，订购5000码或以上的人可以享受2%的折扣，这种表达是明确的，也就是说，订购5000码的人也可以享受折扣。如果订购量超过5000码的人可以享受2%的折扣，那么订购5000码的人不包括在折扣中。另一个例子是不能让价、不要让价、不要让价等，肯定程度是不同的。外贸信函要求语言必须准确、严格，否则会因理解不同而引起纠纷，甚至造成经济损失。

第二，防止褒贬不当。外贸信函有时涉及对双方经营能力、信用状况、产品质量、经营态度、损失、利润等的评价，应客观、公正、实事求是，防止优缺点夸大不当。例如，信用调查、催促、催促、索赔等，会遇到褒贬不一的问题，写信不应受情绪影响，应科学、冷静、现实。

三是杜绝错漏。

外贸工作责任重大。如果信中少了一个不字，意思恰恰相反。如果数字丢了一个0，差十倍。如果十万丢了一个万字，差一万倍。一旦发生这种情况，不仅不能承担责任，还会给国家或集体带来不可挽回的经济损失。因此，我们必须杜绝错误和遗漏。

外贸业务信函示例

W．H．Jones Company，Ltd．

245 Lambart Street

Lagos，Nigerial

Cale Address:Our Ref No．FEC／Jk一112

"JONES"LAGOS Your Ref No．98／02

Date：March23，1981

The China Nafioned Light Industrial

Products Import&Export Corporation,

Beijing Branch，

28 Huqiu Road,

Beijing,China

Dear sirs，

Re： Electric Refrigerator

We are one ofthe Leading importers of electric goods in this city and shall be pleased to establish business relations with yourcorporation．We would like to mention that if your price is attractive and delivery date acceptable,we shall place our order with you immediately．We look forward to your early reply．

Very truly yours

W．H．Jones Company,Ltd．

Signed,……

Manager

Encl．As stated

译文：

琼斯有限公司

日利亚拉哥斯姆巴特街245号

电报登记:琼斯拉哥斯我们的参考号:FFC／JK一112

原因:电冰箱贵方参考号:98/02

敬启者：

我公司是这里最大的电器进口商之一。愿意与贵公司建立贸易关系。目前，我们公司对您的冰箱感兴趣。详见附件第785号询价单。我希望尽快收到您的最低报价。让我们提示一下。如果你的价格很便宜。交货期是可以接受的。我们公司将立即向您订购货物。