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外贸小公司之业务流程(外贸公司的业务流程)

周林2022-07-18外贸百科53180

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1 接单

1.1 通过一次或几次邮件,初步判断客户类型为欺诈.同行询价.群发比价.通过GOOGLE搜索单独询价和其他渠道.

1.1.1 骗子的基本特点是号称数量大,直接问价格,比较急,要求货到付款.公司信息如名称.地址.网址.联系方式不愿透露或表达不清楚,项目具体情况或产品规格不清楚或不愿表达;一些紧急要求发送样品,不同意承担任何费用;

1.1.2 同行询价一般都比较详细,因为是同行,大家对产品都比较熟悉.所以直接问最低价.最低采购量.含税不含税.材质规格等较细致的问题,对于其公司信息不愿意透露或表述不清,一般不要求寄样品;

1.1.3 群发比价一般表达清楚需求,如产品规格.数量.报价形式.付款条款.海运等,可以说明公司的基本信息,需求比较迫切,一般不需要送样品;

1.1.4 单独的查询可能是通过搜索引擎或其他渠道,通常是浏览公司网站,是一个更有价值的查询.这类业务的客户会想通过邮件内容.各种资料.作为他的供应商,多了解公司,多寄样品等。.除非是工程类,有投标或完工期,否则这类客户不会很紧急.

1.1.5 自主开发的客户类似于上述单独查询的客户。如果沟通良好,只能作为替代品。只有当客户增加供应商或更换供应商时,他们才有机会成为单一的客户.

1.2 最好通过上述方法和自己的判断来区分报价类型。如果没有,我们应该把握的原则是:

1.2.1 不能立即收到第一封封电子邮件,你应该立即报价的产品.优势,初步了解对方的背景.在意图的情况下,在第二封或第三封邮件中再次报价;

1.2.2 需要签字的文件,如授权书不能立即发给对方,签字文件具有法律效力。虽然有时在国际范围内,一些小纠纷必须主要是协商,不值得起诉或使用其他手段,但可能会损害公司的声誉;

外贸小公司之业务流程

1.3 初步判断是有价值的查询。在早期简单沟通后,判断客户实力和价格.质量的敏感性,然后试着用电子邮件与客户确定材料.规格.数量.价格.付款方式.交期.运费.图纸等内容.

2 材料报价

2.1 与买方沟通材料报价时,应以文字形式发送.具体要求,如厚度说明,如厚度.长度.对误差范围等要求,避免反复向同一业务发送材料报价;

2.2 如因数量.由于价格等原因,当材料不能完全满足客户要求时,应及时与客户沟通,在确认材料报价后获得客户邮件确认;

3 确认订单

3.1 根据付款条件收取定金,确认订单.

3.1.1 报价中会注明公司能接受的付款条件是30%/70%TT以及即期信用证TT条款要求最低预付30%,余款发货前支付;信用证条款只能在调查认可证行资格的基础上使用.

3.2 与生产人员确认订单,确定交货日期.

3.2.1 与生产人员沟通后,与客户确认交货期.原则是尽量安排余量,但早交不能晚交.

4 排产单

4.1 业务员.排产员.相关负责人共同签署产单.

4.2 排产单内容

4.2.1 材料.规格.误差范围

4.2.1.1 材料严格按照客户要求.采购和生产客户提供的标准或与客户协商的结论;

4.2.1.2 严格按照报价采购生产规格;

4.2.1.3 误差范围严格按照客户提供或协商的标准执行.

4.2.1.4 如果业务人员在前期采购报价中未及时与采购人员书面沟通,或在生产前未与生产人员书面沟通,材料.规格.误差范围内出现错误的,由业务人员负责;上述内容有差异或超出书面沟通范围的,由采购人员或生产人员负责;

4.2.2交期

说明生产日期和交货日期的原则是尽可能安排余量,但早交不能晚交.

4.2.3 安排余量

产量应适当安排余量,特别是易损件和数量.价值低的配件;

4.2.4 包装

4.2.4.1 与生产人员沟通,说明包装类型,注意包装,尽量减少包装或运输过程中产品的磨损;

4.2.4.2 根据之前的装箱量计算,尽量使用托盘包装,便于装卸;

4.2.5 检测

确认检测时间表和检测内容

5 生产

5.1 在生产初期,应到现场或检测人员检查生产质量,及时沟通问题;

5.2 在生产周期中,根据数量,至少一次随机抽查半成品或成品;

5.3 生产即将完成时,与货代沟通包装时间;

5.4 生产过程中每次去现场要拍照,与客户沟通生产进度,在快要完成时,提醒客户准备尾款;

5.5 协助检测人员完成生产;

5.6 生产完成后,给客户拍照。如有必要,将测试报告发送给客户,并要求客户付款.不付款就不发货;

5.7 生产完成后,客户支付余款,监督安装,确保任何产品或配件不遗漏;

5.8 生产即将完成时,与相关人员沟通,准备各种报关材料.

6 后续跟踪

6.1 与货运代理确定船期和海上航行时间,并与客户沟通。在运输过程中,与货运代理沟通船舶行程是否发生变化,并通知客户;

6.2 与相关人员沟通,准备客户清关材料,并在适当的时间以适当的方式邮寄;如果发电,及时发送;

6.3 与客户沟通提货.安装.在销售情况下,合理要求客户提供照片,特别是现场安装后的照片;

6.4 平时与客户多沟通,注意频次和技巧,节日发些问候,关注客户的社交媒体,及时掌握客户动态.(来源:浙江外贸)

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